Văn phòng mở là một xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại được yêu thích ở thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về văn phòng mở là gì. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm, đặc điểm cũng như những lợi ích và hạn chế của không gian văn phòng mở.
1. Khái niệm văn phòng mở
Định nghĩa về văn phòng mở xuất hiện khá nhiều trên Internet, tuy nhiên, các khái niệm này không thực sự diễn tả, làm rõ nghĩa của cụm từ này.
Theo accountlearning.com: “Văn phòng mở là nơi các nhân viên và thiết bị của tất cả các phòng ban được bố trí trong một phòng. Mỗi bộ phận, phòng ban được phân bổ một không gian cụ thể dưới cùng một mái nhà.”
Theo smallbusiness.chron.com: “Một không gian văn phòng có không gian mở là một sơ đồ văn phòng loại bỏ hầu hết các văn phòng riêng và không gian họp. Có thể có 1 – 2 phòng hội nghị riêng để tạo điều kiện cho các cuộc họp riêng tư, nhưng hầu hết các hoạt động kinh doanh hàng ngày đều diễn ra trong cùng một phòng.”
Theo Blog Thiết Kế Shop: “Văn phòng mở là kiểu văn phòng mà trong đó mọi người sử dụng không gian làm việc chung, không có phòng riêng biệt, không có phòng kín.”
2. Đặc điểm của văn phòng không gian mở
Một không gian văn phòng làm việc mở thường sẽ có các đặc điểm cơ bản sau:
- Loại bỏ, giảm tối đa bức tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào: Nhằm tạo ra không gian rộng lớn, thông thoáng hơn.
- Giảm tối đa số lượng phòng làm việc riêng, phòng kín: Phòng làm việc riêng, phòng kín chỉ được sử dụng cho những bộ phận cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ, tập trung hoặc bảo mật cao như kế toán, nội dung, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bán hàng, phòng họp…
- Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng, vách kính: Mặc dù cách thiết kế văn phòng mở khuyến khích sự thông thoáng, tuy nhiên, bạn vẫn cần ngăn cách không gian của một số phòng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên.
- Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau: Hình thức ngăn cách của văn phòng mở đến từ các vách ngăn, panel, vách kính, giúp các nhân viên có thể nhìn thấy nhau, biết đồng nghiệp đang làm gì và tiện trao đổi công việc với nhau dễ dàng hơn.
- Khoảng không gian chung chiếm diện tích lớn: Vì ít có không gian riêng tư, hầu như toàn bộ trong văn phòng mở là không gian chung. Ở đó, các nhân viên có thể cùng nhau làm việc và trao đổi thông tin khi cần thiết.
3. Lịch sử và mục đích ra đời của văn phòng mở
Văn phòng mở là xu hướng thiết kế văn phòng mới nhưng lịch sử ra đời cũng như mục đích của nó thì không phải ai cũng nắm được.
3.1. Lịch sử ra đời của văn phòng mở
Ý tưởng ra đời của mô hình văn phòng mở được hình thành từ nửa đầu thế kỷ 20. Giới kiến trúc sư Frank Lloyd cho rằng các văn phòng riêng, văn phòng đóng khá cực đoan và bó buộc. Không gian mở linh hoạt sẽ giúp cho nhân viên không phải chịu đựng giới hạn chật hẹp của các căn phòng kín.
Một số mốc thời gian giúp bạn hiểu rõ sự ra đời của mô hình văn phòng này:
- Năm 1900: Frederick Taylor đã sử dụng các kỹ thuật từ nhà máy, đặt các máy trạm chuyên dụng trong văn phòng mở.
- Năm 1939: Frank Lloyd Wright đã bố trí trụ sở Johnson Wax theo kiểu mở với những cột trắng mỏng, bàn làm việc hình bầu dục và tủ hồ sơ màu đỏ đậm.
- Năm 1950: Văn phòng mở chính thức xuất hiện, bắt đầu với nhóm thiết kế người Đức tên Quickborner. Sau đó được Herman Miller chỉnh sửa và khiến nó trở nên phổ biến hơn vào những năm 1960.
- Năm 1964: Robert Propst (làm việc cho Herman Miller) đã tạo ra văn phòng đầu tiên, gọi là văn phòng hành động. Văn phòng này linh hoạt và đem lại sự riêng tư cho nhân viên. Tuy nhiên, mô hình này bị thất bại do giá thành cao và thị trường hạn chế. Năm 1968, văn phòng hành động 2 ra đời với chi phí thấp hơn và có tính mô đun hơn. Các công ty áp dụng mô hình văn phòng này còn được giảm thuế.
- Thập niên 1970, 1980: Văn phòng mở đã thay đổi nhiều, dùng các vách ngăn màu xám để phân chia không gian lớn thành các không gian nhỏ hơn cho nhiều người làm việc.
- Thập niên 1990: Các công ty khởi nghiệp công nghệ phát triển văn phòng mở hoàn toàn. Không gian làm việc mở đã trở thành một chuẩn mực mới.
- Ngày nay: Văn phòng mở đã có nhiều đổi mới và linh hoạt theo nhu cầu hiện đại. Tính tới năm 2017, 70% nhân lực tại Mỹ đang làm việc trong không gian mở hoặc không có phân vùng không gian riêng biệt.
3.2. Mục đích
Từ khi ra đời tới nay, văn phòng mở chủ yếu hướng tới các mục đích sau:
- Cho phép nhân viên giao tiếp hiệu quả hơn: Các bức tường ngăn cách bị phá bỏ, nhân viên dễ dàng giao tiếp, tương tác với nhau hơn. Từ đó, nâng cao được sự thấu hiểu, thân mật giữa đồng nghiệp trong công ty.
- Nâng hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: Làm việc trong không gian mở, nhân viên sẽ có thêm cảm hứng làm việc, tăng tính sáng tạo và khả năng đổi mới. Họ có thể trò chuyện, trao đổi, hợp tác, dễ nảy sinh ý tưởng mới và nâng cao hiệu suất làm việc. Không gian mở giúp tiết kiệm diện tích, không mất chi phí xây dựng cho bức tường, vách ngăn và giảm số lượng trang thiết bị nên cũng tiết kiệm hơn cho công ty.
- Giảm thiểu làm việc riêng trong giờ làm: Vì không hoặc ít có bức tường, vách ngăn, quản lý có thể dễ dàng giám sát, quản lý nhân viên làm việc. Các nhân viên cũng có ý thức tự giác làm việc hơn, không làm việc riêng, vi phạm kỷ luật công ty.
4. Lợi ích và hạn chế của văn phòng bố trí theo không gian mở
Xuất phát từ đặc điểm thiết kế, văn phòng mở vừa mang lại lợi ích lại vừa đem đến những hạn chế cần phải khắc phục cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
4.1. Lợi ích của văn phòng mở
Văn phòng bố trí theo không gian mở mang đến khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên.
Đối với doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng: Do loại bỏ hoặc giảm tối đa số lượng tường, vách ngăn, phòng riêng.
- Tiết kiệm chi phí nội thất, trang thiết bị: Do giảm bớt các phòng ban riêng biệt, sử dụng không gian chung nên sẽ giảm số lượng thiết bị văn phòng.
- Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh: Điều này cũng do giảm bớt số lượng thiết bị, nội thất.
- Dễ dàng tái cấu trúc: Văn phòng mở dễ điều chỉnh, dịch chuyển, nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc, bố trí lại tùy theo mục đích của doanh nghiệp. Vì thế nên linh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự.
- Dễ giám sát, quản lý nhân viên: Người lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi nhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ làm việc, nghỉ, vắng mặt…
- Tối ưu ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên: Văn phòng mở giảm tối đa không gian riêng, các góc chết, góc tối.
Đối với nhân viên
- Dễ dàng tương tác: Các nhân viên dễ tương tác, trao đổi thông tin, nhận lời khuyên và tư vấn cho nhau, nâng cao tình cảm đồng nghiệp.
- Linh hoạt: Rút ngắn được thời gian, công sức di chuyển giữa các nhân viên, các bộ phận khi cần trao đổi công việc. Giảm bớt sự phân cấp vì sử dụng chung một không gian, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi với quản lý.
- Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo.
- Cải thiện sức khỏe: Nhân viên được tiếp xúc nhiều với ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên nên tốt cho sức khỏe, tinh thần làm việc thoải mái.
4.2. Hạn chế của văn phòng mở
Bên cạnh những lợi ích ở trên, văn phòng bố trí theo không gian mở còn tồn tại một số nhược điểm nhất định.
Đối với doanh nghiệp
- Dễ phát sinh các vấn đề đạo đức, pháp lý: Điều này do văn phòng mở thiếu đi không gian riêng tư, việc thảo luận các thông tin mật liên quan đến khách hàng và đồng nghiệp bị tiết lộ.
Đối với nhân viên
- Dễ mắc một số bệnh: Vì không gian làm việc chung, ít yếu tố ngăn cách nên dễ phát sinh các bệnh liên quan đến đường hô hấp.
- Dễ mất tập trung: Nhân viên dễ mất tập trung do có nhiều tiếng ồn từ xung quanh (tiếng nói chuyện, họp hành, gọi điện…) làm giảm hiệu quả làm việc. Đặc biệt là các bộ phận cần không gian yên tĩnh sẽ bị ảnh hưởng nhiều.
- Ít có sự riêng tư cá nhân: Nhân viên lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng vì cảm giác bị giám sát. Màn hình máy tính dễ bị người khác quan sát và thực sự không ai thích cả.
Với những lợi ích và hạn chế của không gian văn phòng mở, mỗi doanh nghiệp cần cân nhắc và đánh giá để tìm ra phong cách thiết kế văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu và mong muốn của mình.
Phan Quốc Anh là một kiến trúc sư với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và quản lý dự án kiến trúc. Anh đã tham gia vào nhiều dự án thành công về thiết kế shop và không gian mua sắm tại các thành phố lớn, đồng thời có sự nghiệp khởi nghiệp thành công với Thiết Kế Shop Saigon, nơi anh chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng về lĩnh vực này. About Me!
